Unabhängig von den Informationsquellen, die im Knowledge-Management-System abgebildet werden, gibt es übergreifende Funktionen, die im gesamten System verwendet werden. Für Benutzer ermöglichen sie eine modulunabhängige Herangehensweise an die Inhalte. Die übergreifenden Administratorfunktionen erlauben eine zentrale Verwaltung des Systems. Glossar GlobalSearch Organisationsbasiertes Berechtigungskonzept Anbindung an Mailsystem MyNews MyBookmarks Online-Hilfe Statistik Tree-Applet Schlüsselwortlisten Glossar Zentrale, hierarchisch aufgebaute Schlagwortlisten Das Glossar bietet die Möglichkeit, eine einheitliche Sprache im Unternehmen zu entwickeln und abzubilden, so dass Mitarbeiter besser fach- und abteilungsübergreifend kommunizieren können. In einer Datenbank werden typische Begriffe aufgenommen, erklärt und mit synonym verwendeten Worten versehen. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine effiziente, thematische Suche nach Inhalten in allen Modulen des Knowledge Cafés. Die semantische Einordnung aller Einträge basiert auf einer flexiblen, mehrstufigen Struktur von Schlagworten, die im Glossar gepflegt werden. Seitenanfang GlobalSearch Modulübergreifende Suche Ergänzend zu den modulinternen Suchfunktionen steht die globale Volltext-Suche mit einer Vielzahl von Suchmöglichkeiten zur Verfügung. So können jene Module ausgewählt werden, die in die Suchanfrage einbezogen werden sollen. Mitarbeiter können Suchanfragen zusätzlich durch Schlagworte, Mehrsprachigkeit, Synonyme und logische Verknüpfungen definieren. Auch Attachements werden innerhalb der Suche indiziert. Externe Datenbanken sowie das Filesystem können bei Bedarf ebenfalls durchsucht werden. Die Ausgabe der Suchergebnisse ist konfigurierbar. Seitenanfang Organisationsbasiertes Berechtigungskonzept Basis für weitere Module Über dieses Basismodul werden Mitarbeiter-Accounts ange-legt, Organisationsstrukturen abgebildet und grundlegende funktionale Berechtigungen gesteuert. Die Organisationsstruktur wird hierarchisch dargestellt, wobei eine Mehrfachzuordnung der Mitarbeiter möglich ist und zwischen disziplinarischen und fachlichen Einheiten unterschieden werden kann. Beim Anlegen der Mitarbeiter können Stammdaten aus existierenden Directories importiert werden. Die Berechtigungsvergabe des Systems basiert auf Gruppen und Rollen. Einzelne Mitarbeiter können zu frei definierbaren Gruppen zusammengefasst werden, denen wiederum be-stimmte Rollen zugewiesen werden. Die grundlegenden Rollen Administrator, Benutzer, Manager etc. sind im System vor-definiert. Die Berechtigungen in diesem Modul dienen auch als Basis für die ggf. feiner abgestuften, objektspezifischen Berechtigungen. Seitenanfang Anbindung an Mailsystem Ob die jeweiligen Vorgesetzten per eMail informiert werden, wenn ihre Mitarbeiter beispielsweise ihre Yellow Page ändern oder löschen, kann vorab festgelegt werden. Genauso kann definiert werden, ob etwa die Mitglieder einer Community per eMail erfahren sollen, dass ein neues Mitglied aufgenommen wurde. Das Modul ermöglicht eine beliebige Festlegung dazu, welche Person (Rolle, Gruppe) bei welchen Aktionen automatisch via eMail informiert wird. Seitenanfang MyNews Individuell konfigurierbarer Newsletter Die individuell konfigurierbare Newsletter-Funktion ist eine Push-Funktion. Sie stellt eine Möglichkeit dar, Mitarbeitern aufgrund ihres persönlichen Interessenprofils relevante Informationen automatisch zukommen zu lassen. Jeder Mitarbeiter kann sein Profil selbst pflegen und damit entscheiden, über welche Themen er stets auf dem Laufenden gehalten werden möchte. Seitenanfang MyBookmarks Serverbasierte Favoritenliste Die individuellen Ergebnisse der Suche oder auch einzelne Dokumente innerhalb des Knowledge Cafés lassen sich von jedem Benutzer in der Bookmarkliste darstellen. Die dezentral konfigurierbare Umgebung steht jedem Mitarbeiter unabhängig vom Ort der Anmeldung global zur Verfügung. Mitarbeiter können sich mit dieser Funktion eine individuelle Sicht auf alle Inhalte gestalten und ebenfalls Notizen zu relevanten Quellen ablegen. Seitenanfang Online-Hilfe Innerhalb des Knowledge Cafés steht eine browserbasierte, kontextsensitive Online-Hilfe zur Verfügung. Benutzern werden umfangreiche Hilfetexte entsprechend der jeweiligen Problemstellung angeboten. Die Online-Hilfe kann von Kunden dynamisch erweitert werden. Seitenanfang Statistik Ermittlung von Wissensbedarf Welche Inhalte sind besonders gefragt? Gibt es genügend Experten zu bestimmten kritischen Themen? Durch eine gezielte Analyse innerhalb eines Wissensmanagement-Systems können neue, relevante Themen früher identifiziert werden. Das Analyse-Modul kann in alle anderen Module integriert werden bzw. modulübergreifend eingesetzt werden. Seitenanfang Tree-Applet Vernetzte Darstellung der Inhalte Durch den Einsatz des Tree-Applets kann man entlang der Schlagworte in Inhalten navigieren. Die grafische, vernetzte Darstellung ermöglicht den Benutzern, intuitiv Zusammenhänge zu erkennen und Inhalte zu finden, die sich aus klassischen Navigations- und Suchmechanismen nicht erschließen. Seitenanfang Schlüsselwortlisten Änderungen der Struktur Struktur und Präsentation der Inhalte eines Wissensmanagement-Systems müssen sich den dynamischen Anforderungen einer Organisation permanent anpassen. Nur so wird die Akzeptanz durch Mitarbeiter sichergestellt und der langfristige Erfolg eines Wissensmanagement-Portals gewährleistet. Berechtigte Personen (Administratoren) sind in der Lage, sowohl die Struktur als auch die Präsentation der Inhalte während des operativen Betriebs über die Browseroberfläche zu verändern.